Assistant·e Administratif·ve et Coordination Logistique - Ecole Superieure d'Art Annecy Alpes - Esaaa H/F - 74

L'annualisation consiste à travailler plus sur certaines périodes soit 29.5 heures sur 38 semaines et ne pas travailler durant 14 semaines (durant les vacances scolaires). La rémunération se lisse sur l'année avec un salaire net de 1 250- mensuel.

Sous l'autorité de la coordinatrice des études de l'ESAAA, Ecole d'Art Annecy Alpes, vous assurez certaines missions administratives nécessaires au bon fonctionnement de l'établissement public de coopération culturelle.

Dans ce cadre, il ou elle assure les missions suivantes :

1. Gestion administrative et budgétaire liée à l'enseignement supérieur à la vie étudiante et tout autre projet porté par l'ESAAA:
En lien avec la coordinatrice des études , la secrétaire en charge de la pédagogie et de la vie étudiante, et avec la responsable de la Recherche et de la Professionnalisation, et en transversalité avec d'autres services, vous prenez en charge :
? La coordination opérationnelle et la mise en ½uvre des différentes actions (workshop, conférence, voyage d'étude, séminaires, etc) en lien avec l'équipe enseignante et/ou les référents de projets, la comptabilité et les interlocuteurs externes.

? Contribution au calendrier des actions. S'assure de la faisabilité technique et logistique des projets et actions prévues.
* La gestion du budget par action, des devis (demandes, validation) des bons de commande, la rédaction des conventions d'interventions, ainsi que la réception des ordres de mission et notes de frais.
* Participation à l'organisation des jurys de concours et diplômes et des portes ouvertes.
* Accompagnement du développement de la professionnalisation pendant et après les études (relations avec des structures extérieures, mise en place et alimentation d'un carnet d'adresses, soutien au secrétariat pédagogique pour l'élaboration et le suivi des conventions de stage, etc).
* Mise en place et suivi des questionnaires/enquêtes auprès des étudiant·es et des Alumni, et participation à l'analyse des résultats pour proposer des axes d'amélioration.
* Gestion des dépenses de Vie étudiante en lien avec l'association étudiante Les Maquiz'arts et en lien avec la secrétaire en charge de la pédagogie et de la vie étudiante. (devis, bons de commandes, etc.)

2. Transversalité et appui à la vie de l'école :
Vous contribuez à la gestion et à la mise à jour des outils transversaux de l'établissement:
* Vous participez à la mise en place d'une newsletter interne en lien avec le service communication pour assurer une diffusion fluide des informations importantes. Vous contribuez à la mise à jour de l'intranet et des documents internes.
* Vous assurez la réservation des hébergements et transports pour les différents déplacements pour la direction et le personnel - projets validés par la direction).
Les missions décrites ci-dessus pourront évoluer en fonction du projet de service, en cours d'établissement, dans la structure.