Gestionnaire Administratif et Financier - Appui Logistique aux Événements H/F - 74

1. MISSION

La personne recrutée assure le suivi administratif, budgétaire et logistique de l'IDT. Elle appuie la cheffe de service dans la gestion quotidienne du département et contribue activement à l'organisation des événements scientifiques et institutionnels de l'institut.

2. ACTIVITES ET CONDITIONS DE REALISATION

Activités principales :

1. Gestion administrative et appui au fonctionnement du service
· Assurer la gestion courante du département en soutien à la cheffe de service

· Organiser et assurer le suivi des réunions (convocations, préparation des dossiers, comptes rendus, suivi des décisions)

· Mettre à jour, classer et archiver les documents internes (intranet, dossiers partagés, bases de données)

· Assurer l'interface entre l'institut et les services supports de l'université (RH, finances, achats, communication etc.)

· Participer à la rédaction et à la mise en forme de documents administratifs et de communication interne

· Assurer la gestion de la scolarité des étudiants relevant des dispositifs de l'IDT (inscriptions, saisie des notes, délivrance de certificats, etc.)

2. Appui logistique et organisation d'événements
· Contribuer à la planification, la préparation et la logistique des événements portés par l'institut

· Gérer les réservations de salles, de matériels, de déplacements et les commandes associées

· Participer à la communication logistique autour des événements

· Faire le lien avec les intervenants, prestataires et partenaires internes et externes

· Assurer une présence sur le terrain lors des événements pour garantir le bon déroulement logistique

3. Suivi financier et gestion des crédits de l'IDT
· Assurer et suivre l'exécution budgétaire dans les logiciels dédiés, des projets rattachés

· Préparer les éléments nécessaires à l'élaboration du budget et assurer son suivi en lien avec la direction et les services financiers de l'université

· Suivre la consommation des crédits grâce à des tableaux de bord financiers et contribuer au reporting annuel

· Garantir la traçabilité des dépenses et veiller au respect des procédures internes et réglementaires

4. Appui à la gestion du projet SHINE
· Appuyer la manager du projet SHINE pour le suivi administratif et financier

· Collecter et consolider les données nécessaires aux bilans et rapports d'activités en lien avec le service d'aide au pilotage

· Participer à la coordination entre les différents partenaires internes et externes du projet

Activités associées :

· Contribution aux bilans d'étape, à la collecte et au suivi des indicateurs

· Participer à des réunions en interne, notamment de l'équipe SHINE et de l'IDT

· Participer à l'activité du service