Assistante Administrative Polyvalente - Pays de Gex Agglo H/F - 74

Sous l'autorité et la responsabilité du directeur général des services et de la directrice adjointe des ressources humaines, vous assurerez une activité principale sera répartie de la manière suivante :
- 50% du temps : Accueil du Siège à Gex,
- 50% du temps : Accueil à la Maison des Services Publics,
- Règle de priorité : En cas de besoin urgent, de nécessité de service ou d'absence imprévue, la présence de l'assistante sera priorisée sur l'accueil du Siège.

Accueil et orientation du public (physique et téléphonique)
- Accueillir le public avec amabilité, identifier les demandes et orienter vers les services compétents,
- Gérer le standard téléphonique : filtrer les appels, prendre des messages et mettre en relation les correspondants,
- Renseigner les usagers sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité,
- Gérer les situations de stress ou de tension avec le public en conservant neutralité et objectivité.
Saisie informatique et support administratif
- Saisir et mettre en forme des documents de formes et contenus divers (courriers, notes, rapports) selon les besoins du service demandeur,
- Rédiger des documents administratifs, des comptes rendus ou des procès-verbaux de réunion,
- Enregistrer et saisir des données informatiques sur les logiciels de gestion ou tableurs,
- Effectuer des recherches d'informations pour le compte des différentes Directions selon les besoins.
Traitement et gestion du courrier
- Assurer l'enregistrement du courrier entrant via les outils de Gestion Électronique des Documents (GED Dotelec),
- Réaliser les opérations d'ouverture, de tri, de scannage et de ventilation des courriers,
- Gérer l'affranchissement du courrier sortant et les relations avec les services postaux.
Archivage et classement
- Organiser le tri, le classement et l'archivage de documents pour le compte des services demandeurs du siège,
- Réceptionner, vérifier et assembler des dossiers administratifs,
- Gérer, actualiser et vérifier la validité des bases d'informations et des fichiers de suivi.