Assistant Prévention H/F - Ast 74

Notre association :AST 74 est un service de prévention et de santé au travail situé en Haute-Savoie. Nous sommes ce que nous appelions autrefois « la médecine du travail » !
Ainsi, notre fonction ne se résume pas uniquement au suivi individuel de l'état de santé : notre rôle est d'accompagner les entreprises et les salariés dans des actions de prévention et de santé au travail.Parce qu'il vaut mieux prévenir que guérir, notre but premier est d'intervenir avant que les problèmes de santé ne surviennent, en agissant sur la prévention des risques professionnels et de la désinsertion professionnelle. Concrètement, nous intervenons sur le terrain et répondons aux besoins des employeurs et des travailleurs grâce à l'expertise de professionnels passionnés : médecins du travail, infirmiers en santé au travail, ergonomes, conseillers en prévention, toxicologue, psychologues du travail, assistantes sociales.Composée de 17 centres et près de 200 collaborateurs, notre association accompagne plus de 15 000 entreprises, pour 160 000 salariés.Nous recherchons un(e) assistant(e) de prévention à temps plein en CDD 3 mois. Poste basé à Poisy. (Haute-Savoie)L'assistant(e) d'équipe de prévention spécialistes et cellule PDP assure un appui administratif et organisationnel auprès des équipes intervenant sur :Les interventions des préventeurs spécialisés (ergonomes, psychologue du travail)Les actions liées à la Prévention Maintien en EmploiLes principales missions du poste sont :Appui à l'activité des préventeurs spécialisés internes et externesPrise de rendez-vous avec les adhérents pour les interventions des spécialistes et managerOrganisation des Actions en milieu de travail (AMT) pour les ergonomes :- Réception et saisie des demandes d'AMT- Recherche d'informations complémentaires auprès des assistantes/médecins- Attribution des AMT aux ergonomes selon disponibilités- 1er contact avec l'entreprise (analyse contexte)- Confirmation par mail + saisie événement AMT- Coordination avec ergonomes et médecinsExtraction des indicateurs avant les réunions métierGestion de la boite mail préventionCentralisation des demandes d'interventions et dispatching auprès des bons interlocuteursPréparation logistique des interventions (réservation de salles, documentation, matériel)Envoi de documents administratifs ou supports en amont et après les rendez-vousSaisie des AMT sur PADOASuivi de la satisfaction des adhérents après intervention (questionnaires)Coordination ponctuelle de projets de prévention collective (ateliers, webinaires.)Saisie et suivi orientations (tableau Excel) pour les consultants externesAppui administratif sur différents pôles et cellulesOrganisation des RDV consultants :- Préparation des vacations (plannings complexes)- Réservation des bureaux- Gestion du tableau de bord- Prise de rendez-vous salariés- Orientation vers partenaires externes- Suivi d'activité et traçabilité- Suivi administratif des accompagnements individuels à 3 mois/1 an (relance, archivage)Participation aux réunionsRédaction des comptes rendu des réunionsGestion des Action en milieu de travail (AMT) : planification, prise de rendez-vous, etc.Création des événements AMT dans Padoa et insertion des échanges mail dans les AMT.Qualification : Bac +2 minimum dans le domaine administratif ou médico-social. Expérience dans une structure de santé au travail appréciée.Compétences :Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)Aisance avec les outils de gestion (agendas partagés, tableaux de bord)Capacité à organiser des événements (collectifs ou individuels)Très bonnes compétences en communication écrite et oraleGestion des appels téléphoniques et du contact avec les salariés/adhérentsSavoir-être :Sens de l'organisation et de la rigueurAutonomie et réactivitéExcellent relationnel, éco

Experience: Débutant acceptéCompétences: Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de donnéesQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Activité des médecins généralistesListe des qualités professionnelles:Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• SGBD
• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Procédure de dispatch
• Excel
• Word
• PowerPoint
• Gestion des rendez-vous
• Réactivité