Gestionnaire Administratif H/F - Université de Savoie Mont Blanc

Affectation : L'IAE Savoie Mont Blanc, école universitaire de management, constitue un pôle de formation et de recherche à la gestion et au management. Il est l'une des sept composantes de l'université Savoie Mont Blanc.Sa mission est de former, en collaboration avec les acteurs économiques de son territoire (Haute-Savoie et Savoie), des managers et entrepreneurs ouverts sur le monde et aptes à relever les défis actuels et futurs des entreprises régionales, nationales et internationales.L'IAE Savoie Mont Blanc propose des formations de Bac +1 à Bac +8. Il propose des parcours de formation dédiés au management qui couplent enseignement d'excellence et ouverture sur le monde professionnel. Par ailleurs, profitant de sa situation géographique (transfrontalière) et de certaines dynamiques territoriales, l'IAE a profité dès son origine d'une offre de formation ouverte sur l'international et différenciante (tourisme, hôtellerie, événementiel) dans le paysage des formations régionales en management.
1. MISSIONAssurer des missions administratives au sein de l'IAE Savoie Mont Blanc2. ACTIVITES ET CONDITIONS DE REALISATION· Accueil et renseignements des visiteurs (enseignants, intervenants, étudiants et candidats, etc...)· Gestion des appels téléphoniques et des mails (réponses de premier niveau à apporter)· Gestion de la réservation des salles pédagogiques et autres salles de réunions (planification et maintenance de premier niveau / Affichage des emplois du temps)· Aide logistique (Evénements de l'IAE, surveillances d'examens)· Suivi des véhicules de l'IAE· Gestion des ordinateurs de prêt pour les étudiants en situation de handicap· Soutien au service scolarité en cas d'absences d'une gestionnaire:o Assister l'équipe pédagogique pour la planification de l'emploi du temps et la programmation des examens,o Gérer les demandes étudiantes: relevés de notes, problèmes liés aux notes,o Gérer les conventions de stage: édition des conventions dans EsupStage, édition des avenants, contrôle des signatures des différentes parties, mise à jour du suivi sur Excel,o Préparer les copies d'examens, les listes d'émargement,o Collecter les sujets et gérer l'envoi au service reprographie en s'assurant de leur retour,o Prévoir le nombre de surveillants nécessaires,o Participer à la campagne de recrutement des étudiants (contrôler les pièces des dossiers dans l'applicatif E-Candidat, gérer le suivi des pièces transmises, répondre aux questions des étudiants).

Savoirs:· Connaître les outils de bureautique (Word, Excel, Power Point)· Connaître l'enseignement supérieur et le monde universitaire serait un plus· Connaître les applicatifs utilisés en scolarité (ADE, APOGEE (dossier étudiant)) serait un plusSavoir-faire:· Être capable de rédiger un document de correspondance (mails, lettres, notes)· Être capable de gérer ses priorités (réactivité)· Être à l'aise avec les logiciels informatiquesSavoir-être:· Bon relationnel· Être rigoureux dans le classement et le suivi des dossiers· Respecter les délais de mise en oeuvre des tâches à accomplir· Avoir un esprit d'équipe et d'entraide· Adapter sa posture aux différents interlocuteurs· Confidentialité des informations· PonctualitéFormation(s) et expérience(s) professionnelles souhaitées:· Une expérience de 3 ans minimum dans un poste administratif

• Gestion de l'emploi du temps
• Excel
• Gestion des réservations
• Rigueur et méthode
• Word
• PowerPoint
• Réactivité