Assistant - Assistante de Direction H/F - Ass Tutelaires des Majeurs Proteges

Ce poste d'Assistant(e) de Direction s'inscrit au coeur du fonctionnement administratif d'une association tutélaire gérant environ 2 400 mesures de protection juridique.
Véritable pivot organisationnel, le/la titulaire du poste apporte un appui structuré et fiable à la Direction, au CODIR ainsi qu'aux responsables de service. Placé(e) sous l'autorité directe du Responsable Administratif et Financier (RAF), il/elle contribue à la qualité du fonctionnement interne de la structure.

Finalité du poste
Assurer un appui administratif, organisationnel et technique de haut niveau auprès de la Direction et des responsables de service, et contribuer au bon fonctionnement global d'une association tutélaire à fort volume d'activité.

Missions Détaillées
L'Assistant(e) de Direction intervient sur un périmètre large et structurant. Ses missions couvrent l'ensemble du cycle administratif et organisationnel de l'association, depuis le secrétariat de direction jusqu'à la gestion documentaire et la saisie comptable. Chaque domaine d'intervention exige rigueur, réactivité et capacité à gérer simultanément des tâches de nature variée.

Assistance de Direction
- Gestion et organisation des réunions et évènements institutionnels
- Suivi d'indicateur pour la Direction notamment en lien avec les bilans d'activité
- Rédaction de courriers, comptes rendus et notes internes
- Classement et archivage des documents

Assistance des RDS
- Extraction de données depuis le logiciel métier pour les rencontres mensuelles
- Élaboration de tableaux de bord et statistiques
- Lien avec les contrôleurs de CRG le cas échéant
- Préparation réunions d'équipe
- Appui au recrutement
- Appui à la tenue des groupes d'expressions

Gestion des Mesures
- Saisie des ouvertures, transferts et clôtures de mesures
- Modifications dans le logiciel métier
- Contrôle de cohérence et fiabilisation des données

Comptabilité Associative
- Saisie des factures de fonctionnement
- Vérification des pièces et préparation des circuits de validation
- Mise à jour des procédures internes
- Respect du RGPD et de la confidentialité

Vie Associative
- Secrétariat administratif du conseil d'administration (convocation, diffusion du compte rendu, DPV etc.)
- Organisation des assemblées générales
- Appels à cotisations annuels
- Mise en forme et diffusion des courriers du Président

Le profil recherché allie des compétences techniques solides à des qualités humaines indispensables dans un environnement associatif sensible. La maîtrise des outils numériques, la connaissance du secteur médico-social et la capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire sont des atouts déterminants pour réussir dans ce poste. La confidentialité et la discrétion sont des exigences absolues, compte tenu de la nature des données traitées.

Savoirs
-Connaissance du fonctionnement associatif
- Protection juridique des majeurs
- Bases de comptabilité générale
- Maîtrise des outils bureautiques et logiciel métier

Savoir-faire
- Tableaux de bord et statistiques (Excel avancé)
- Rédaction de documents administratifs
- Organisation et priorisation des activités
- Fiabilisation des données administratives et comptables

Savoir-être
- Rigueur et sens de l'organisation
- Discrétion et confidentialité
- Autonomie et esprit d'équipe
- Réactivité, polyvalence et sens du service

Cadre conventionnel : Ce poste est régi par la Convention Collective Nationale du 15 mars 1966 (CCN66), à temps complet (35 heures hebdomadaires). La classification et la rémunération est déterminée par la grille de technicien supérieur, en premier échelon, à partir de 2152 euros brut.

Prise de poste au plus tôt.

Experience: 12 Mois

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Bureautique et outils collaboratifs,Logiciels de gestion de base de données,Principes de base en comptabilité,Techniques de gestion administrative,Techniques de numérisation,Utilisation de logiciels de présentation,Assurer la confidentialité des échanges et informations,Classer des documents,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Planifier et organiser des réunions,Préparer les dossiers pour les réunions de direction,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Rédiger un compte rendu de réunion,Rédiger un écrit professionnel,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.

• Statistiques
• Comptabilisation des factures
• RGPD
• Gestion de base de données
• Saisie comptable
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Excel
• Compte-rendu
• Logiciels de présentation-diaporama
• Réactivité
• Rédaction de courriers
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation